Porque las organizaciones deben tener un portal personalizable.
José
Antonio Urbano Pérez.
Director de Contenidos. Mediapps Ibérica. C/ Orense 69.
Resumen.
Este artículo realiza una reflexión sobre el objetivo de los portales en las organizaciones y un nuevo concepto unido a los portales, los Hubs de información. Ambos conceptos están cada día más patentes en las organizaciones dadas las ventajas que supone su implantación y el ahorro de tiempo en la búsqueda de información y servicios que conllevan.
Según Forrester Research la combinación de ambos ha creado una nueva raza de empresas bajo el nombre de " Intranet Portal Aggregator "
Internet se presenta ante todos como un nuevo territorio en el que la distancia no importa y en el que es posible imaginar un gran número de servicios originales, adaptados a las nuevas expectativas de los usuarios.
Uno de los principales motores en el desarrollo de este nuevo mundo, ha sido el correo electrónico, que se puede considerar como la primera gran aplicación de Internet. Así, actualmente, se están intercambiando diez veces más cartas electrónicas que cartas tradicionales.
El éxito de Internet es tal que se ha convertido en una de las principales fuentes de información, situándose por detrás de la televisión, pero por delante de la prensa o la radio. La gran cantidad de información colocada en Internet necesita, sin embargo, ser organizada. Para satisfacer esta necesidad, nacen dos modelos complementarios. Ambos bajo la misma idea, ahorrar tiempo, permitiendo al internauta acceder rápidamente a informaciones pertinentes cuándo y dónde éste desee. Ellos son: el Portal y el Hub de información.
EL OBJETIVO DE UN PORTAL es ofrecer, a través de un único punto de entrada, diferentes servicios y/o contenidos adaptados a los intereses de una determinada comunidad. Los internautas e intranautas, miembros de esa comunidad, acuden a sus portales para buscar sus fuentes de información favoritas, por variadas que éstas sean (la previsión meteorológica, las noticias económicas, las cotizaciones bursátiles o las licitaciones) así como para acceder a nuevas fuentes de información. El portal es un interfaz universal.
EL OBJETIVO DEL HUB DE INFORMACIÓN es organizar los intercambios entre los proveedores y los usuarios de información alrededor de un nodo de comunicación. De la misma manera que la conexión de un ordenador a otro en una red se realiza a través de un hub, el cual controla el transito de la información hacia un ordenador concreto. Los hubs de información actúan de plataforma de tránsito permitiendo la relación entre ofertas y demandas de servicios de información. Los portales más inteligentes, como Yahoo, Wanadoo, ZDNET, etc. se apoyan en hubs de información.
Existen cada vez más tecnologías que van a permitir actuar como hubs representando una gran oportunidad para todos aquellos que estén implicados en la realización de una intranet / extranet / internet.
En una empresa, el uso de un hub permitirá a sus empleados acceder a informaciones procedentes de fuentes externas a la empresa, previamente seleccionadas y segmentadas en grupos y listas para ser utilizadas. A ello se añadirán los recursos internos de la empresa como las notas de la dirección general, la revista de la empresa, las informaciones procedentes de recursos humanos, el acceso a bases de datos internas y aplicaciones de gestión. Del mismo modo, puede servir para proporcionar a terceras personas interesadas en la empresa, la información de marketing o técnicas relativas a los productos, los dossier comerciales actualizados, el detalle de los precios, etc.
Las tecnologías de Portal y de Hub de información suponen una nueva etapa en el desarrollo de Internet en las empresas. Después del "Internet de la Comunicación" con la mensajería y los foros, después del "Internet de la Navegación" con la Web, nos encontramos ante el "Internet de la Difusión".
Desde la dirección de las empresas se está concediendo más importancia al sistema de información de la empresa que al crecimiento de la misma. Esta, quizás, sorprendente afirmación ha sido contrastada por el despacho americano AT Kearney después de entrevistar a un importante número de directivos. Mientras que antes, el crecimiento figuraba en lo más alto de las listas de prioridades empresariales, el estudio revela que el sistema de información de la empresa se ha convertido en la principal preocupación para el 37% de los directores generales entrevistados, mientras el crecimiento aparece en segundo lugar para un 15% de los entrevistados. La conclusión no sorprende, por otro lado, pues sistemas de información y crecimiento están íntimamente unidos. Cuantos más datos posea una empresa sobre sus mercados y sus competidores, más fuerte será su capacidad para competir. Cuanto más difunda y comparta la empresa esta información a través de su red interna, más rápidamente podrá tomar sus decisiones. Por último, cuanta más información posea la empresa sobre sus clientes, mejor será la calidad del servicio que ofrezca.
En un reciente análisis sobre los portales de empresa, Forrester Research afirmaba que este nuevo mercado estará dominado por una nueva raza de empresas a las que da el nombre de "Intranet Portal Aggregators". Estos nuevos agregadores difundirán en las intranets / extranet / internet contenidos (sindicación) y servicios que respondan a las nuevas necesidades de las empresas. A través de estas herramientas cada colaborador de la empresa obtendrá, una página de bienvenida personalizada que da acceso al conjunto de recursos internos y externos.
Y, como lo definió muy bien Forrester Research, la misión de esta nueva raza podría resumirse en tres puntos:
1) Agente de información: negociará acuerdos con diferentes medios y editoriales o servicios profesionales e-business, a fin de ofrecer a las empresas un punto de acceso único al conjunto de servicios.
2) Diseñador de grupos de servicios: Elaborar y clasificar grupos de información y servicios segmentados por temas, industrias o colectivos, que se integran dinámicamente en los portales de empresa. Estos grupos integran información profesional - negocios, vigilancia de la competencia, licitaciones, cotizaciones de bolsa, etc. - y servicios e-business - formación interactiva, e-commerce, servicios on-line de traducción, videoconferencia, reserva de viajes, etc.
3) Integrador de contenidos: Ofrecer recursos externos a la empresa, que permita conocer su entorno para una mejor evolución de la compañía, así como, organizar y mantener los recursos internos generados en la propia empresa. El acceso a todos estos contenidos se realizará a través de único interface.
La empresa actual debe agregar sus servicios y fuentes de información, a fin de establecer relaciones personalizadas con cada usuario. De esta forma, se permite un ahorro de tiempo, se incrementa la eficacia en el acceso a la información y se optimiza, en general, el consumo de recursos.
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